LABUHANBATU, PAMARTANUSANTARA.CO.ID | Arsip di dalam sistem pemerintahan memiliki nilai yang sangat penting, karena merupakan bukti resmi dari penyelenggaraan administrasi pemerintahan itu sendiri dan kehidupan berbangsa, karena itu perlu dilakukan langkah-langkah untuk melakukan penyelamatan arsip.
Mengingat pentingnya upaya penyelamatan arsip pemerintahan di Kabupaten Labuhanbatu, Pemerintah Kabupaten Labuhanbatu melalui dinas kearsipan dan perpustakaan melakukan sosialisasi atau penyuluhan kearsipan Jadwal Retensi Arsip (JRA) keuangan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Labuhanbatu tahun anggaran 2019, yang berlangsung di Platinum Hotel Rantauprapat.
Sosiaiisasi atau penyuluhan kearsipan jadwal retensi arsip keuangan itu diikuti oleh seluruh aparatur pemerintah di bidang keuangan dari keluruh tingkatan pemerintahan. Dari bidang keuangan Organisasi Perangkat Daerah (OPD), pemerintah kecamatan hingga lapisan paling bawah yakni pemerintah kelurahan dan desa.
Untuk Iebih baiknya kualitas dari pelaksanaan sosialisasi itu, dinas kearsipan dan perpustakaan Pemkab Labuhanbatu mengundang Hj. Majuni Susi, S.Sos., pejabat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Jakarta dan Dra. Menterina Dustiana Siregar, M.M. dari dinas kearsipan dan perpustakaan Provinsi Sumatera Utara sebagai narasumber.
Bupati Labuhanbatu H. Andi Suhaimi Dalimunthe, S.T., M.T., memahami dengan baik pentingnya fungsi arsip dalam penyelenggaraan pemerintahan. Menurutnya, arsip merupakan rekamen kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi infomasi dan komunikasi.
Arsip dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan berbangsa serta bernegara.
“Arsip di dalam sistem pemerintahan memiliki nilai, yang sangat penting karena merupakan bukti resmi dari penyelenggaraan administrasi pemerintahan itu sendiri dan kehidupan berbangsa,” katanya dalam sambutan tertulis yang dibacakan oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Pemkab Labuhanbatu Ir. Leo Sunarta Marpaung, M.M.A., saat membuka kegiatan sosialisasi atau penyuluhan itu.
Leo mengatakan, karena pentingnya nilai dan arti arsip sebagai bukti resmi penyelenggaraan administrasi pemerintahan, pemerintah pun menetapkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia no.28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang no.23 tahun 2009 tentang Kearsipan.
”Peraturan pemerintah tersebut diterbitkan pemerintah sebagai upaya atau dalam rangka usaha penyelamatan bahan bukti pertanggung jawaban nasional, serta peningkatan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur negara,” tambah Leo.
Dikatakannya lagi, dewasa ini sesuai perkembangan zaman dan dinamika kehidupan, ruang lingkup kegiatan administrasi pemerintahan dan pembangunan terus mengalami peningkatan.
Sebagai akibat daripada itu, volume arsip berkembang dengan cepat sehingga menimbulkan berbagai masalah, seperti yang berkenaan dengan penyediaan anggaran, tenaga, ruangan dan perlengkapan serta pengelolaannya.
Mengenai pelatihan atau sosialisasi kearsipan Jadwal Retensi Arsip (JRA) keuangan itu, Leo menjelaskan, fungsi jadwal retensi arsip adalah sebagai pedoman penyusutan arsip dan pedoman penyelamatan arsip.
“Pada dasarnya kegiatan penyelamatan arsip meliputi jadwal retensi arasp yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya yaitu, jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip (dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan),” terangnya.
Dengan sosialisasi atau penyuluhan itu sambung Leo, para aparatur pemerintah di bidang keuangan dari seluruh tingkatan pemerintahan di Kabupaten Labuhanbatu, diharapkan dapat mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana langkah-langkah sebelum melakukan penyusutan arsip
“Penyusutan arsip adalah pengurangan arsip yang meliputi kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemumahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dan penyerahan asin statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan, semuanya dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,” tukasnya
Susilawati Ginting, S.T., selaku ketua panitia pelaksana kegiatan sosialisasi itu menyebutkan, tujuan dari dilaksanakannya kegiatan sosialisasi jadwal retensi arsip keuangan tersebut, yakni sebagai pedoman dalam penentuan jangka waktu penyimpanan dan penyusutan arsip keuangan berdasarkan nilai kegunaan.
“Dengan sosialisasi atau pelatihan ini, akan dipahami bagimana pedoman dalam penentuan jangka waktu penyimpamm dan penyusutan arsip keuangan berdasarkan nilai kegunaan,” ujarnya. (Riski Pratama)
